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Digitale Transformation

RPA Anwendungsbeispiel: Automatisierung von IDV-Tools

In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen ein Anwendungsbeispiel für Robotic Process Automation (RPA) näherbringen. Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe „RPA Use Cases“, in welcher wir in unregelmäßigen Abständen Anwendungsbeispiele zu möglichen Robotern vorstellen. Bevor wir damit starten, allerdings noch ein paar einleitende Worte zum Thema RPA.

RPA? Was ist das eigentlich?

Robotic Process Automation ist eine Methode zur Automatisierung von Prozessen, welche nur einen geringen Eingriff in die bestehenden Systeme mit sich bringt. Der Roboter simuliert menschliche Tätigkeiten am Desktop und führt einzelne Schritte nach den entsprechenden Vorgaben durch.

Ein großer Vorteil ist die kürzere Prozesslaufzeit, die durch höhere Qualität sowie zusätzliche Fehlerminimierung noch verbessert wird. Darüber hinaus kann ein Roboter 24 Stunden am Tag arbeiten, ohne in der Qualität seiner Arbeit nachzulassen.

Mehr zu den generellen Vorteilen von RPA-Anwendungen können Sie beispielsweise auch in folgendem Artikel lesen: RPA Strategie – Entwerfen eines Target Operating Models

Motivation

Gerade in den einzelnen Fachbereichen eines Unternehmens gibt es neben der weit verbreiteten Anwendung von Standardsoftware (z.B. SAP-Systeme) auch häufig eine Reihe von Anwendungen, die als „IDV-Tools“ bezeichnet werden. Hierbei handelt es sich um Tools, die zur individualisierten Datenverarbeitung verwendet werden, verschiedenste Funktionen ausführen und zugleich wesentliche Compliance-Anforderungen erfüllen können.

IDV-Tools unterscheiden sich von der Standardsoftware im Wesentlichen dadurch, dass sie individuell für ein team- oder abteilungsspezifisches Problem erstellt wurden und so an anderer Stelle nicht wiederzufinden sind. Somit ist die Anwendung eines solchen Tools sehr speziell und die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters sehr aufwendig, da Vorkenntnisse oftmals nicht direkt mitgebracht werden können. Zusätzlich gibt es innerhalb dieser Tools häufig hohe manuelle Aufwände, die zu einem großen Personalbedarf führen.

Vorteile

Aus unserer Sicht kann RPA hier eine hervorragende Unterstützung bieten. Diese lässt sich vor allem in den folgenden drei Kernaussagen bündeln:

  1. Low Code – Häufig liegen die Kernkompetenzen der Fachteams nicht im Bereich der Programmierung. Somit werden Lösungen benötigt, die weniger stark ausgeprägte Programmierkenntnisse erfordern, sodass nicht nur die initiale   Tool-Entwicklung, sondern auch potentielle Anpassungen sowie der anschließende Betrieb direkt vom Fachbereich betreut und durchgeführt werden können. Hierfür eignen sich Roboter optimal, da es sich um eine Low Code-Anwendung handelt.
  2. Mitarbeiter sinnvoll einsetzen – Eine Reihe von Aufgaben in der Anwendung von IDV-Tools sind sehr monoton und manuell. Beispiele hierfür sind unter anderem das Setzen eines Blattschutzes auf einer Vielzahl von Excel-Tabellenblättern oder auch das Kopieren von Input- oder Output-Daten. Solche langweiligen Aufgaben können sehr gut von Robotern übernommen werden, sodass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich mit der Analyse von fachlich komplexeren Themen sowie der Analyse von schwerwiegenderen Fehlern beschäftigen können.
  3. Roboter zeigt Treue – Gerade bei komplexen IDV-Tools ist die Einarbeitung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern häufig sehr komplex und zeitintensiv, da es, anders als bei Standardsoftware, häufig an Vorkenntnissen in der Anwendung spezieller IDV-Tools fehlt und diese vollständig neu angeeignet werden müssen. Außerdem trägt der Fachkräftemangel dazu bei, dass es immer schwieriger wird, geeignete Kandidatinnen oder Kandidaten für die verschiedenen Aufgaben zu finden. Anders sieht es bei mit RPA automatisierten Abläufen aus, da der Roboter die Stelle nicht wechseln wird. Zusätzlich kann ein Roboter 24 Stunden am Tag an 7 Tagen in der Woche arbeiten, ohne an Konzentration oder in Qualität nachzulassen.

Beschreibung Use Case

Der folgende Use Case bietet die Möglichkeit, eine Reihe von möglichen Prozessschritten aufzuzeigen, die aus unserer Sicht in IDV-Tools als erstes automatisiert werden sollten (siehe Abbildung 1)Daher wird in diesem Szenario ausschließlich ein kleiner Ausschnitt an automatisierbaren Funktionsbausteinen gezeigt. Es sind noch eine ganze Reihe an weiteren, denkbaren Funktionsbausteinen vorhanden, die in anderen IDV-Tools eine Anwendung finden können.

Abbildung 1: Überblick Use Case IDV-Tools

Dieser Anwendungsfall kann in erster Linie in zwei Bereiche unterschieden werden:

  1. IDV-Tools ohne Unterstützung durch Makros
  2. IDV-Tools mit Unterstützung durch Makros

Funktionsbausteine für IDV-Tools ohne (Teil)-automatisierung durch Makros

Zur Erläuterung und besseren Darstellung der verschiedenen Funktionsbausteine wurde ein Beispiel-Szenario für den Use Case erstellt. Innerhalb dieses Szenarios wird der Datensatz eines Kreditportfolios aus einer Datenbank abgezogen und dieser auf Veränderungen zum Vorquartal überprüft. Dabei werden sowohl relative als auch absolute Abweichungen berechnet. Anschließend werden alle Abweichungen, die über bestimmten Größen liegen, dokumentiert und schließlich per E-Mail der Expertin oder dem Experten zugesandt. Bei den vom Roboter automatisch ausgeführten Arbeitsschritten handelt es sich im Wesentlichen um die folgenden Funktionsbausteine:

  • Blattschutz setzen und aufheben
  • Pivot-Tabelle erstellen
  • Zeilen und Spalten löschen
  • Werte kopieren/Input einfügen
  • E-Mail schreiben
  • Abfrage an Mitarbeiter/in versenden

Somit müssen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereiches nicht mehr mit der Erstellung der Arbeitsdokumente beschäftigen, sondern können umgehend mit der Analyse der bedeutenden Abweichungen starten. 

IDV-Tools mit Teilautomatisierung durch Makros

Auch innerhalb von IDV-Tools, die bereits eine (Teil-) Automatisierung durch Makros enthalten, können andere Schritte zusätzlich durch einen Roboter automatisiert werden. Hierbei handelt es ich im Wesentlichen um Prozessschritte wie die Übernahme von Datentransfers (Kopieren von Input/Output) als Ersatz einer Schnittstelle sowie das Starten und Ausführen der Makros. Somit bildet ein Roboter eine gute Ergänzung zum nächsten Schritt der Vollautomatisierung von makrobasierten IDV-Tools.

Weiterführende Inhalte

Haben wir Ihr Interesse geweckt oder haben Sie noch weitere Fragen? Dann sprechen Sie uns gerne an und wir können dazu ins Gespräch kommen oder Ihnen eine exklusive Demo zeigen. Übrigens sind wir mit unseren Aktivitäten im Bereich RPA und Process Mining auch Teil der hochwertigen Seminarreihe „Digital Assets“, die sich mit den Themen Digitalisierung und Blockchain an Führungskräfte wendet.

Gerne möchten wir an dieser Stelle auch auf die Buchserie „The Digital Journey of Banking and Insurance“ hinweisen. Hierbei handelt es sich um eine Buchserie aus drei Bändern, die die Transformation von Banken und Versicherungen zu digitalen Playern beschreibt. Besonders im zweiten Band „Digitalization and Machine Learning“ gibt es im Kapitel „Process & Process Optimization“ eine Reihe von Artikeln, die das Thema digitale Prozesse tiefergehend beschreibt.

Ebenfalls finden sich einige interessante Artikel auf unserem ifb Blog, die als weitergehende Literatur interessant für Sie sein könnten:

Senior Consultant

Stefan Strube arbeitet seit 2018 für die ifb group und hat namhafte Kunden aus der Banken- und Versicherungsbranche beraten. Dabei hat er sich meist sowohl mit betriebswirtschaftlichen als auch mit technologiebezogenen Themen beschäftigt und sich vor allem als Business Analyst mit Data Analytics beschäftigt. Darüber hinaus ist er als Product Owner in der Entwicklung im Modern Data Management beteiligt, wo er den Einfluss der Digitalen Transformation sowie von Open Banking auf die Entwicklung deutscher und europäischer Banken bearbeitet und dies mit der Arbeit in modernen Business Warehousing Anwendungen wie SAP BW/4HANA verbindet. Nicht zuletzt ist er seit 2021 auch als Co-Lead für die Arbeitsgruppe Digitale Prozesse verantwortlich.