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Digitale Transformation

RPA Anwendungsbeispiel: Automatisierung in Standardsoftware

In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen ein weiteres Anwendungsbeispiel für Robotic Process Automation (RPA) näherbringen. Dieser Artikel gehört zu unserer Reihe „RPA Use Cases“, in welcher wir in unregelmäßigen Abständen Anwendungsfälle zu möglichen Robotern vorstellen.

Informationen zur Methode selbst finden Sie im ersten Beitrag der RPA Use Case Reihe. Mehr zu den generellen Vorteilen von RPA-Anwendungen lesen Sie in „RPA Strategie – Entwerfen eines Target Operating Models“.

Motivation

Gerade in der Anwendung von Standard-Tools gibt es einige Arbeitsschritte, die nach einem bestimmten Regelwerk ablaufen und daher ein hohes Level an Standardisierung vorweisen. Gerade für hochvolumige Prozesse, die sehr häufig ausgeführt werden und verschiedene Applikationen bedienen müssen, bietet sich eine Automatisierung mit Robotic Process Automation an.

Ein Anwendungsbeispiel hierfür ist die Stammdatenpflege in SAP. Hier muss oftmals auf verschiedene Systeme und Tools, wie zum Beispiel SAP, Excel und Outlook, zugegriffen werden, um Daten mittels Copy & Paste in alle relevanten Applikationen übertragen zu können.

Vorteile

Aus unserer Sicht kann RPA hier eine hervorragende Unterstützung bieten. Diese lässt sich vor allem in den folgenden drei Kernaussagen bündeln:

  1. RPA als “Lightweight IT”
    RPA wird oftmals als “Lightweight IT” bezeichnet, da der Roboter ausschließlich auf der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeitet. Das bedeutet, dass zwar eine Interaktion mit bestehender Software besteht, jedoch keine Anpassungen oder tiefgreifenden Änderungen an der bereits bestehenden IT-Infrastruktur, in diesem Fall SAP, vorgenommen werden müssen.
    Auch die Mitarbeiter bewegen sich in diesem Prozess ausschließlich auf der Nutzeroberfläche, sodass Roboter diese Vorgehensweise vollständig imitieren können. In dem hier beschriebenen Anwendungsfall kann ein Roboter beispielsweise auf alle relevanten Applikationen zugreifen, Stammdaten vergleichen, neue Beziehungen zwischen Geschäftspartnern anlegen und die Mitarbeiter anschließend über vorgenommene Änderungen per E-Mail informieren.
  2. Benutzerfreundlichkeit
    RPA ist bekannt für seine hohe Benutzerfreundlichkeit. Durch die oben genannte Funktionsweise von RPA sind keine aufwendigen Investitionen und somit keine Programmierung von umfangreichen Schnittstellen nötig – man spricht daher auch von einer Low Code-Anwendung. Dadurch ist es möglich, Roboter nach erfolgreicher Prozessanalyse und -auswahl auch ohne besondere Programmierkenntnisse direkt vom Fachbereich entwickeln, anpassen und betreuen zu lassen.
  3. Skalierbarkeit
    Ein weiterer Vorteil von RPA ist die Skalierbarkeit.  Einem Mitarbeiter in der Stammdatenpflege stehen in der Regel nur acht Arbeitsstunden am Tag zur Verfügung. In Hochphasen, z.B. rund um den Meldestichtag, gibt es jedoch ein erhöhtes Arbeitsaufkommen, welches durch Überstunden oder zusätzliche Ressourcen auszugleichen ist. Eine Roboter-basierte Lösung hingegen ist leichter skalierbar. Fällt mehr Arbeit an, kann ein Prozess mehreren Robotern gleichzeitig zugewiesen werden – ganz ohne Vorkenntnisse und aufwendige Einarbeitung. Sinkt die Arbeitsauslastung wieder auf normale Verhältnisse, kann auch die Roboteranzahl flexibel reduziert werden.

Beschreibung Use Case

Der folgende Use Case beschreibt eine Automatisierung mit RPA im Bereich der Standardsoftware, genauer gesagt die Automatisierung der Stammdatenpflege in SAP, welche für die Meldeerstellung einer Bank von hoher Bedeutung ist. Oftmals fallen im Prozess der Meldeerstellung fehlerhafte Datensätze auf, die im Vorsystem korrigiert werden müssen. Im zugrundeliegenden Anwendungsfall werden die zu überprüfenden Stammdaten einzelner Geschäftspartner, sowie deren Beziehungen untereinander, innerhalb einer Excel Datei gepflegt. Anschließend werden sie in SAP auf ihre Richtigkeit überprüft sowie bei Bedarf aktualisiert. Dies ist ein sehr manueller und monotoner Prozess für die Mitarbeiter, den es zu automatisieren gilt.

Dieser Prozess soll einen beispielhaften und vereinfachten Anwendungsfall in der Anwendung von SAP darstellen, jedoch sind weitere Automatisierungsmöglichkeiten in Standardsoftware denkbar.

Der Prozess kann im Wesentlichen in drei automatisierbare Teilprozesse mit den folgenden Arbeitsschritten unterschieden werden (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Überblick Use Case Stammdatenpflege in SAP
  1. Initialisierung
    In diesem Schritt wird SAP vorbereitet sowie die Input-Excel eingelesen
  2. Prüfung Stammdaten
    In einem nächsten Schritt werden die Stammdaten der Excel Datei mit SAP pro Person / Organisation / Gruppe verglichen und die jeweiligen Abweichungen dokumentiert.
  3. Prüfung und Pflege der Beziehungen
    Anschließend kann die Prüfung der Beziehungen zwischen einzelnen Geschäftspartnern erfolgen. Hierbei können auch zusätzliche Beziehungen angelegt werden. Abweichungen und Anpassungen werden dokumentiert.

Im Anschluss ist der Versand eines Protokolls an die verantwortlichen Mitarbeiter möglich, sodass alle Abweichungen überblickt, sowie vorgenommenen Änderungen nachvollzogen werden können.

Somit müssen sich die Mitarbeiter des Fachbereiches nicht mehr mit der Überprüfung der Abweichungen und Pflege der Beziehungen beschäftigen, sondern können sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren. 

Weiterführende Inhalte

Haben wir Ihr Interesse geweckt oder haben Sie noch weitere Fragen? Dann sprechen Sie uns gerne an und wir können dazu ins Gespräch kommen oder Ihnen eine exklusive Demo zeigen. Übrigens sind wir mit unseren Aktivitäten im Bereich RPA und Process Mining auch Teil der hochwertigen Seminarreihe „Digital Assets“, die sich mit den Themen Digitalisierung und Blockchain an Führungskräfte wendet.

Gerne möchten wir an dieser Stelle auch auf die Buchserie „The Digital Journey of Banking and Insurance“ hinweisen. Hierbei handelt es sich um eine Buchserie aus drei Bändern, die die Transformation von Banken und Versicherungen zu digitalen Playern beschreibt. Besonders im zweiten Band „Digitalization and Machine Learning“ gibt es im Kapitel „Process & Process Optimization“ eine Reihe von Artikeln, die das Thema digitale Prozesse tiefergehend beschreibt.

Chiara Jakobs, Senior Consultant, arbeitet seit 2018 für die ifb group im Bereich Regulation and Reporting. Dabei berät sie namenhafte Kunden im Finanzdienstleistungsbereich in Deutschland und Luxemburg und ist hauptsächlich in der Fachberatung im regulatorischen Umfeld als Business Analyst tätig. Zusätzlich beschäftigt sie sich mit Themen rund um Digitalisierung und Innovation, vor allem in Bezug auf Prozessoptimierung- und automatisierung. Darüber hinaus ist sie seit 2020 als Co-Lead für die Arbeitsgruppe Digitale Prozesse verantwortlich.