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RPA Anwendungsbeispiel: ABACUS 360 Berichte exportieren

Geschäftseinheiten im Bank- und Versicherungswesen müssen häufig Berichte exportieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie RPA diesen Export am Beispiel von ABACUS 360 für das regulatorische Reporting vereinfachen kann.

Bei diesem Blogartikel handelt es sich um eine weitere Vorstellung eines unserer RPA Use Cases aus dem Anwendungsbereich in Fachbereichen der Finanzbranche. Genauer gesagt bewegen wir uns hier im Meldewesen. Der Use Case heißt ABACUS Berichte exportieren. Zuerst soll es aber noch eine Reihe von einleitenden Worten zum Thema RPA geben.

RPA? Was ist das eigentlich?

Mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) können Prozesse automatisiert werden. Hierbei handelt es sich um Prozesse, die innerhalb von rechnergestützten Systemen ablaufen. Wir beschreiben somit Softwareroboter, welche verschiedene von Menschen durchgeführte Tätigkeiten in einem Desktop simulieren. Hierbei müssen die einzelnen Schritte genau in einer Prozessdefinition beschrieben sein.

Ein großer Vorteil ist die kürzere Prozesslaufzeit, die durch höhere Qualität sowie zusätzliche Fehlerminimierung noch verbessert wird. Darüber hinaus kann ein Roboter 24 Stunden am Tag arbeiten, ohne in der Qualität seiner Arbeit nachzulassen.

Mehr zu den generellen Vorteilen von RPA-Anwendungen können Sie beispielsweise auch in folgendem Artikel lesen „RPA Strategie – Entwerfen eines Target Operating Models“.

Motivation

Zur Erstellung der verschiedenen Meldungen im Meldewesen werden eine Reihe von Tätigkeiten durchgeführt, die einen hohen manuellen Aufwand mit sich bringen und tendenziell eher wenig fachliches und technisches Expertenwissen benötigen. Ein Beispiel hierfür ist das Abziehen von aktuellen Berichten aus der Meldewesen Software ABACUS. Gerade diese stark monotonen Aufgaben, führen häufig zu Flüchtigkeitsfehlern.

Der Einsatz eines Software Roboters bei dieser Aufgabe führt dazu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von diesen unerwünschten Aufgaben befreit werden und sich den wesentlichen und komplexeren Tätigkeiten widmen können. Ein Software Roboter kann somit dafür sorgen, dass den wichtigeren Arbeiten im Team eine höhere Aufmerksamkeit gewidmet werden kann und somit zum wesentlichen Erfolg beitragen. Schon bald werden ihn die anderen Teammitglieder nicht mehr missen wollen.  

Vorteile

Aus unserer Sicht kann RPA hier eine hervorragende Unterstützung bieten. Diese lässt sich vor allem in den folgenden drei Kernaussagen bündeln:

1. Low Code – Innerhalb der Fachbereiche besteht meist nur ein begrenztes Knowhow im Bereich des Programmierens. Aus diesem Grund werden Lösungen benötigt, die in diesem Feld nur eingeschränkte Vorkenntnisse benötigen. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl die Erstellung des Roboters nach erster Unterstützung als auch ggf. später auftretender Anpassungsbedarf (Update in der Software oder Anpassung im Berichtswesen) innerhalb des eigenen Teams durchgeführt werden kann. Auch der tägliche Betrieb bzw. die Anwendung kann dann ohne Schwierigkeiten im eigenen Team liegen. RPA eignet sich hierfür besonders, da es sich um eine Low-Code Anwendung handelt.

2. Mitarbeiter sinnvoll einsetzen – Gerade das Abziehen von Berichten aus ABACUS 360 ist eine sehr monotone und manuelle Aufgabe, die nicht sonderlich viele Fachkenntnisse voraussetzt. Ein Roboter hat dagegen kein Problem solche Aufgabe bis zu 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche bei gleichbleibender Qualität durchzuführen. Somit können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die volle Zeit mit der Analyse der Ergebnisse sowie ggf. der Korrektur von Anpassungsbedarf beschäftigen.

3. Von der Arbeitslosigkeit in die Arbeiterlosigkeit – Getrieben durch die Alterung der Gesellschaft und des dadurch verschärften Fachkräftemangels kommt es ggf. dazu, dass gar nicht die Frage besteht, ob diese Aufgaben von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter durchgeführt werden können. Offene Stellen können ggf. nicht nachbesetzt werden und der Kampf um die bleibenden Talente wird immer größer. Gewisse Lücken können hierbei durch Roboter aufgefangen werden.

Beschreibung des Use Case

Der folgende Use Case bietet die Möglichkeit, eine Reihe von möglichen Prozessschritten aufzuzeigen, die aus unserer Sicht beim Abzug von Berichten aus dem ABACUS-System als erstes automatisiert werden sollten (siehe Abbildung 2).

Dieser Anwendungsfall kann in erster Linie in drei Funktionsbausteine unterschieden werden:

  1. Initialisierung
  2. Meldebögen öffnen
  3. Meldebogen exportieren

Initialisierung

Innerhalb des Funktionsbausteins „Initialisierung“ werden jeweils drei Aktivitäten durchgeführt. Dabei finden die drei Software-Anwendungen UiPath, ABACUS 360 und Excel eine Anwendung. Man sieht hierbei sehr schön, dass ein Roboter nicht auf eine Software beschränkt ist und den Bruch zwischen verschiedener Software problemlos ohne Schnittstelle überwinden kann. Genauso wie ein menschlicher Anwender.

  • Input (Steuerdatei) laden: Innerhalb einer Excel-Datei wird dem Roboter mitgeteilt, welche Bögen aus ABACUS 360 heruntergeladen werden sollen. Dabei wird der Report, der Stichtag, die Testdaten sowie der Buchungskreis definiert. Die Aufnahme weiterer Parameter ist zusätzlich möglich.
  • Zugangsdaten laden: Anschließend öffnet der Roboter die ABACUS 360 Anwendung.
  • ABACUS-Login: Innerhalb der ABACUS 360 Anwendung meldet sich der Roboter mit seinem Benutzernamen sowie eines Passwortes in ABACUS 360 an. Hierbei können die Zugangsdaten entweder direkt im Roboter hinterlegt sein oder er greift auf eine zusätzliche Steuerdatei zurück, beispielsweise im Orchestrator.

Meldebögen öffnen

Der Funktionsbaustein „Meldebögen öffnen“ enthält jeweils drei Aktivitäten, die in den Softwarekomponenten UiPath und ABACUS 360 durchgeführt werden. Hierbei handelt es sich um die folgenden Aktivitäten, die noch kurz beschrieben werden sollen:

  • Datencluster wählen: Innerhalb von ABACUS werden nun die verschiedenen Input-Parameter aus der Steuerdatei durch den Roboter eingegeben, sodass auf die korrekten Daten zugegriffen werden kann.
  • Pfad in die Meldung eingeben: Nun wird innerhalb des Datencluster der zu wählende Bericht ausgewählt.
  • Meldebogen öffnen: Anschließend kann die richtige Meldung noch geöffnet werden, sodass der Bericht nun zur Verfügung steht.

Meldebögen exportieren

Der dritte Funktionsbaustein „Meldebögen exportieren“ besteht aus insgesamt zwei Aktivitäten, welche auf die drei Softwarekomponenten Ui Path, Excel und ABACUS 360 zurückgreifen. Die beiden Aktivitäten werden nun genauer erläutert:

  • Meldebogen aus ABACUS exportieren: Der gerade geöffnete Bericht kann nun aus ABACUS 360 exportiert werden. Hierfür wird ein genauer Ablageort definiert, an dem die Datei mit einem vordefinierten Dateinamen durch den Roboter abgelegt wird.
  • Meldebogen in Excel-Vorlage einfügen und umbenennen: Als letzter und abschließender Schritt werden die einzelnen Meldebögen noch in die Excel-Vorlage eingefügt, um die Abweichungen zu den Vergleichszahlen festzustellen.

Anschließend steht der Roboter wieder für neue Aufgaben zur Verfügung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können direkt zum Arbeitsbeginn auf die fertig vorbereiteten Daten schauen und mit der Analyse beginnen. Die langwierige Vorarbeit konnte bereits durch den Roboter durchgeführt werden.

Weiterführende Inhalte

Haben wir Ihr Interesse geweckt oder haben Sie noch weitere Fragen? Dann sprechen Sie uns gerne an und wir können dazu ins Gespräch kommen oder Ihnen eine exklusive Demo zeigen. Übrigens sind wir mit unseren Aktivitäten im Bereich RPA und Process Mining auch Teil der hochwertigen Seminarreihe „Digital Assets“, die sich mit den Themen Digitalisierung und Blockchain an Führungskräfte wendet. Mehr erfahren Sie hier – „Digital Assets“.

Gerne möchten wir an dieser Stelle auch auf die Buchserie „The Digital Journey of Banking and Insurance“ hinweisen. Hierbei handelt es sich um eine Buchserie aus drei Bändern, die die Transformation von Banken und Versicherungen zu digitalen Playern beschreibt. Besonders im zweiten Band „Digitalization and Machine Learning“ gibt es im Kapitel „Process & Process Optimization“ eine Reihe von Artikeln, die das Thema digitale Prozesse tiefergehend beschreibt.

Senior Consultant

Stefan Strube arbeitet seit 2018 für die ifb group und hat namhafte Kunden aus der Banken- und Versicherungsbranche beraten. Dabei hat er sich meist sowohl mit betriebswirtschaftlichen als auch mit technologiebezogenen Themen beschäftigt und sich vor allem als Business Analyst mit Data Analytics beschäftigt. Darüber hinaus ist er als Product Owner in der Entwicklung im Modern Data Management beteiligt, wo er den Einfluss der Digitalen Transformation sowie von Open Banking auf die Entwicklung deutscher und europäischer Banken bearbeitet und dies mit der Arbeit in modernen Business Warehousing Anwendungen wie SAP BW/4HANA verbindet. Nicht zuletzt ist er seit 2021 auch als Co-Lead für die Arbeitsgruppe Digitale Prozesse verantwortlich.